Kementerian Kesehatan Gelar Program Mentorship Internal untuk Tingkatkan Kompetensi Pejabat Fungsional

Jakarta – Kemenkes Corporate University (Kemenkes CorpU) menginisiasi Program Mentorship Internal sebagai bentuk pendampingan ASN khususnya bagi para talenta dan pejabat fungsional untuk mengembangkan kapasitasnya dan mampu menjawab tantangan yang selalu berubah. Program terlaksana dengan kolaborasi bersama unit terkait serta melibatkan unit pembina jabatan fungsional di Kemenkes.

Fokus utama program adalah pada mentor utama yang berasal dari unsur pimpinan, JF Ahli Utama atau narasumber lain yang berkompeten sehingga pembelajaran yang diberikan tidak hanya bersifat teori dan satu arah tetapi juga peserta akan mendapatkan banyak pembelajaran berupa tacit knowledge (pengalaman) dari para mentor utama.

Program ini telah dilaksanakan pada tanggal 7 Mei hingga 8 Juli 2025, dijalankan selama 4 sesi, dilaksanakan secara blended learning. Metode yang digunakan adalah penugasan atau project yang dilaksanakan di unit kerja yang dibimbing oleh atasan masing-masing, juga memanfaatkan media online melalui zoom meeting saat dilakukan mentorship oleh mentor utama yaitu para JF Ahli Utama terkait.

Program mentorship ini berfokus pada pendampingan dari seorang coach dan/atau mentor yang bertujuan untuk meningkatkan kapasitas ASN Kemenkes dan memberikan pendalaman terkait suatu substansi tertentu, yang ditujukan bagi Jabatan Fungsional Analis Kebijakan dan Arsiparis pada jenjang Ahli Muda yang akan diusulkan naik ke jenjang Ahli Madya, untuk meningkatkan kapasitas leadership, analytical thinking, komunikasi, dan kerja sama bagi ASN Kemenkes melalui pembelajaran terintegrasi di unit kerja dan pendampingan mentor.

Program Mentorship meliputi :

1. Program Mentorship Internal yaitu pendampingan dari mentor (ASN Kemenkes) yang ditugaskan  untuk meningkatkan potensi, kompetensi mansoskul dan teknis,
2. Program Mentorship Eksternal yaitu pendampingan dari mentor eksternal dari instansi terkait, dan
3. Program Mentorship Profesi yaitu pendampingan dari mentor internal tentang suatu substansi atau tema khusus yang akan dibahas, salah satu contohnya adalah Mentorship bagi Pengelola Website Setjen.

Berdasarkan UU nomor 20 tahun 2023 tentang ASN bahwa percepatan pengembangan kompetensi menjadi salah satu agenda transformasi, yang mengamanatkan pengembangan kompetensi ASN dilaksanakan melalui pembelajaran terintegrasi yang terhubung dengan organisasi dan tempat kerja, serta dengan pegawai K/L atau stakeholder lain.

Hal ini selaras dengan implementasi perubahan budaya kerja di lingkungan Kementerian Kesehatan dalam rangka mewujudkan learning organization serta ASN Kemenkes yang profesional dan kompeten.

“Melalui program ini kita ingin membantu individu tumbuh secara pribadi dan profesional tentunya melalui bimbingan dukungan dan transfer pengetahuan dari mentor yang berpengalaman.”

— Dwi Meilani, Kepala Pusat Pengembangan Kompetensi Aparatur Kemenkes

Dwi juga menyampaikan harapan agar kegiatan mentorship ini bisa memberikan peluang bagi seluruh pegawai untuk terus mengembangkan diri.

Dua Fokus Utama: Kompetensi Mansoskul dan Kompetensi Teknis

Kegiatan ini dirancang untuk membekali para mentee dengan dua kompetensi penting, yaitu:

1. Kompetensi Teknis, meliputi keterampilan perencanaan kerja, analisis masalah berbasis data arsip, koordinasi lintas bidang,  dan penyusunan laporan kinerja khususnya bagi JF Arsiparis.
2. Kompetensi Manajerial dan Sosial Kultural (Kompetensi Mansoskul), menekankan pembentukan karakter dan sikap kerja, kepemimpinan, internalisasi etika profesi ASN, adaptasi terhadap budaya kerja Kemenkes, komunikasi, kerja sama, serta responsivitas terhadap perubahan lintas generasi dan perkembangan teknologi.

Dari total 20 orang pegawai yang terpanggil untuk mengikuti Program Mentorship Internal, sebanyak 17 orang (85%) berhasil menyelesaikan program secara tuntas, menunjukkan tingkat partisipasi dan komitmen yang tinggi terhadap proses pengembangan kompetensi. Sementara 2 orang (10%) peserta lainnya tercatat tidak mengikuti program dengan ijin pimpinan dengan alasan sudah mendekati usia pensiun dan hambatan kesehatan, sementara 1 orang (5%) lainnya ikut namun akhirnya mengundurkan diri.

Dari 17 peserta yang berhasil menyelesaikan program, terdapat 7 orang JF Analis Kebijakan Ahli Muda, serta 10 orang dari JF Arsiparis Ahli Muda. Berdasarkan hasil status penyelesaian project, 17 orang tersebut berhasil menuntaskan seluruh rangkaian program mentorship, dengan tingkat keberhasilan pencapaian yang cukup tinggi. Keberhasilan ini tidak hanya mencerminkan efektivitas program namun juga tingginya motivasi dan kesiapan para mentee dalam mengembangkan kompetensi melalui pola pembelajaran yang terarah dan terstruktur.

JF Arsiparis yang mengikuti program ini sebelumnya telah mengikuti uji kompetensi manajerial dan sosial kultural untuk naik ke jenjang JF Madya, namun belum dinyatakan lulus karena nilai capaiannya belum memenuhi syarat.

Metode yang digunakan dalam Program Mentorship

Metode yang digunakan menggabungkan coaching/mentoring, diskusi kasus, simulasi, role modelling, penugasan terbimbing, hingga pendampingan langsung di unit kerja. Penyampaian oleh mentor menggunakan pendekatan coaching/mentoring dengan memanfaatkan instrument Teknik FIRA dan GROW.

Teknik FIRA merupakan singkatan dari Fokus, Identitas, Rencana aksi, Akuntabilitas & komitmen, dengan makna Fokus pada tujuan; Identifikasi Gap Panduan Solusi (GPS); Rencana Aksi; dan Akuntabilitas & Komitmen.

Sedangkan Teknik GROW merupakan singkatan dari Goal, Reality, Options, Way Forward, yang bermakna: Goal: menyepakati tujuan pembicaraan; Reality: mengevaluasi situasi saat ini dan mengidentifikasi hambatan; Options: mengeksplorasi berbagai cara untuk mencapai tujuan; dan Way Forward: membuat keputusan dan berkomitmen terhadap langkah dan tindak lanjut yang ditetapkan.

Suasana dan Proses Mentoring JF Arsiparis

Sejak hari pertama, suasana kegiatan berlangsung interaktif. Mentor Utama menyampaikan paparan pengantar Transformasi Penyelenggaraan Kearsipan Kemenkes yang menggambarkan insight goal kinerja kearsipan Kemenkes dan materi Standar Kompetensi JF Arsiparis dari ANRI, yang meliputi kompetensi teknis kearsipan, kompetensi manajerial dan kompetensi sosial kultural JF Arsiparis.

Kegiatan para mentee diawali dengan pengisian form self assessment (mencakup kapasitas leadership, analytical thinking, komunikasi, dan kerja sama), dilanjutkan dengan pengisian form perencanaan. pelaksanaan, dan evaluasi. Self assessment dimaksudkan agar mentee dapat memahami potensi dirinya dan meningkatkan kesadaran diri terkait posisinya saat ini.

Para mentee selanjutnya memaparkan form perencanaan, mencakup aspek teknis kearsipan (hard skill) dan aspek mansoskul (soft skill), serta paparan form pelaksanaan, mencakup agenda, kesimpulan, rencana tindak lanjut, support dari mentor, dilanjutkan dengan dialog interaktif bersama para mentor dan mentee lainnya, kemudian dilanjutkan dengan implementasi pelaksanaan di unit kerja secara mandiri didampingi atasan langsung maupun teman di lingkungan kerjanya.

Implementasi program tersebut lalu dipaparkan dalam bentuk hasil evaluasi, mencakup goal, hasil, dan ditutup dengan penilaian mentor untuk penetapan status penugasan (selesai atau tidak selesai). Mentor selanjutnya memberikan kesimpulan dari penilaian akhir berupa keterangan  (di atas ekspektasi/sesuai ekspektasi atau di bawah ekspektasi) dan dilengkapi catatan mentor.

Para mentee diminta mengisi form evaluasi periode I tahun 2025 yang mencakup penilaian dari mentee sendiri (self asessment), dan 360 degree feedback yang melibatkan penilaian dari mentor utama, mentor unit kerja, dan rekan tim kerja sebanyak 2 orang (peer group), dilanjutkan dengan mengisi evaluasi penyelenggaraan.

Kelak evaluasi ini diharapkan akan menghasilkan rekomendasi yang menjadi dasar penting dalam penyusunan rencana pengembangan kapasitas peserta di unit kerja masing-masing, serta mendukung proses pembelajaran terintegrasi di lingkungan kerja.

Penilaian hasil project khusus yang dilakukan oleh mentor terhadap mentee pada JF Arsiparis menunjukkan hasil yang positif. Dari total 10 orang JF Arsiparis yang mengikuti program mentoring, terdapat 4 (empat) orang yang telah memenuhi ekspektasi goals yang sudah ditetapkan, dan 6 (enam) orang lainnya dinilai sudah melampaui ekspektasi goals yang ditetapkan.

Hasil ini mencerminkan bahwa seluruh mentee pada JF Arsiparis mampu menuntaskan project mentoring dengan baik tanpa ada yang berada di bawah standar atau gagal memenuhi target. Capaian ini juga menggambarkan keberhasilan pendekatan mentoring yang dilakukan, di mana proses pendampingan mampu membantu mentee dalam menyusun rencana yang realistis sekaligus mendorong mereka untuk menghasilkan output yang optimal.

Suara dari Mentor dan Peserta   

Pada acara penutupan program, Kepala Biro Umum, Sjamsul Arifin, yang juga merupakan mentor unit kerja dari salah satu peserta yaitu Eva Erlita, menyampaikan bahwa program mentorship ini adalah sebuah program yang harus dilaksanakan secara berkelanjutan.

Sjamsul menegaskan bahwa kompetensi mansoskul bukanlah suatu hal yang dapat dicapai hanya berdasarkan membaca dari textbook, namun perlu pemahaman mendalam dan didampingi oleh mentor yang berpengalaman. Mentor dan coach dapat diibaratkan sebagai “gudang ilmu”, sumber pembelajaran yang terkadang pengetahuannya masih bersifat tacit knowledge. Diharapkan melalui program mentorship pembelajaran tersebut dapat tergali.

“Soft skill mansoskul bukan sekadar teori untuk dipelajari, melainkan harus dihayati dan dipraktikkan. Dialog atau metalog ketika lebih dari dua orang terlibat menjadi sarana penting untuk memperkuat pemahaman tersebut. Apalagi di era IT sekarang, kemampuan leadership dan relationship sangat dibutuhkan. Tanpa itu, pegawai bisa terjebak menjadi asosial karena terbiasa menyelesaikan pekerjaan secara digital tanpa interaksi langsung.”

— Sjamsul Arifin, Kepala Biro Umum

Kepala Biro Umum juga menyampaikan harapan agar ruang-ruang belajar seperti ini harus dibuka terus. Para peserta harus mencari teman belajar, sumber belajar sendiri, mengingat sumber belajar itu tersedia di mana saja, tinggal bagaimana cara mendapatkannya, juga apresiasi bagi Kepala P2KA yang telah menggagas program ini, juga pada para mentor.

Selaras dengan Kepala Biro Umum, Direktur Pendayagunaan Sumber Daya Manusia Keshatan, dr. Ika Trisia, juga menyampaikan apreasiasinya atas pelaksanaan program mentorship ini.

“Melalui program ini peserta mendapatkan bimbingan dan pendampingan dari para JF Ahli Utama sebagai mentor utama, tidak hanya dari aspek teknis tetapi juga diperkaya dari aspek manajerial dan hal ini dapat berdampak pada peran mentee dalam pencapaian sasaran dan target organisasi.”

— dr. Ika Trisia Direktur Pendayagunaan Sumber Daya Manusia Kesehatan

Suara dari Mentor Utama

Mentor Utama JF Arsiparis, dr. Desak Made Wismarini, MKM menyatakan bahwa Program Mentorship Internal JF Arsiparis sangat bermakna dalam mengasah dan meningkatkan kolaborasi 3 kompetensi Teknis, Manajerial dan Sosial Kultural untuk mencapai goal kinerja kearsipan Kemenkes yang mewarnai transformasi budaya kerja Kemenkes.

“Mentoring ini mengubah cara pandang peserta terhadap perannya. Mereka belajar bahwa arsip bukan hanya catatan masa lalu, tetapi dasar pengambilan keputusan dan perencanaan masa depan.”

— dr. Desak Made Wismarini, MKM, Mentor Utama Arsiparis

Selanjutnya dr. Desak Made memberikan usulan tindak lanjut untuk akselerasi pengembangan kompetensi mansoskul, para mentee diharapkan dapat berkontribusi dalam kegiatan sharing session yang dikemas oleh Organisasi Profesi Asosiasi Arsiparis Indonesia (AAI) Wilayah Kemenkes berkolaborasi dengan Biro Umum dan P2KA. Selain itu juga diusulkan agar Arsiparis Ahli Utama, Arsiparis Ahli Madya dari Biro Umum sebagai Unit Kearsipan I, dan UK II dapat dipersiapkan menjadi Mentor Utama dengan difasilitasi oleh P2KA.

Sementara itu salah satu mentee, Pelita, Arsiparis Ahli Muda dari unit kerja RS Prof. Dr. dr. Mahar Mardjono Jakarta, mengungkapkan pengalaman berharganya.

“Bimbingan yang kami terima membuka wawasan baru. Saya merasa lebih siap menghadapi uji kompetensi berikutnya karena sudah memahami apa yang harus diperbaiki, baik dalam hal teknis maupun sikap kerja.”

• Pelita, Arsiparis Ahli Muda RS Prof. Dr. dr. Mahar Mardjono Jakarta

Rencana Tindak Lanjut

dr. Desak Made memberikan saran untuk tindak lanjut ke depannya, Kementerian Kesehatan perlu mengembangkan metode pembelajaran dan Tata Laksana Program Mentorship, menyelenggarakan pelatihan khusus bagi calon mentor, dan mengintegrasikan hasil mentorship ke dalam sistem penilaian kinerja ASN agar berdampak pada pencapaian kinerja organisasi . Dengan langkah ini, coaching/mentoring diharapkan menjadi bagian dari sistem pembinaan karier yang berkelanjutan.

Kegiatan ini menjadi bukti komitmen Kementerian Kesehatan dalam menciptakan Arsiparis yang profesional, berintegritas, dan adaptif terhadap perkembangan teknologi, demi mendukung pelayanan publik yang berkualitas.

Program Mentorship Internal berkontribusi tidak hanya untuk meningkatkan kinerja di tempat kerja, produktifitas dan memperkuat nilai organisasi, tetapi juga iklim organisasi khususnya budayakan gerakan tertib arsip yang dapat merangsang kehidupan dan kerja yang lebih positif dalam organisasi.

--00--

Penulis: dr. Desak Made Wismarini, MKM (Arsiparis Ahli Utama Biro Umum)

Editor: Dewi Indah Sari (Arsiparis Ahli Madya Biro Umum)