Juru Bicara dan Kearsipan: Duet Penjaga Kredibilitas Organisasi
Juru Bicara dan Kearsipan: Duet Penjaga Kredibilitas Organisasi
Oleh: Drg. Widyawati, MKM
Arsiparis Ahli Utama / Juru Bicara Kementerian Kesehatan RI
🎙️ Kata Adalah Citra, Arsip Adalah Bukti
Di era digital seperti sekarang, satu kalimat yang diucapkan di depan kamera bisa tersebar dalam hitungan detik dan memengaruhi kepercayaan publik. Itulah mengapa peran Juru Bicara (Jubir) tidak lagi sekadar menyampaikan pesan, melainkan juga menjaga reputasi dan kredibilitas organisasi.
Namun, di balik suara tegas dan kata-kata terukur yang diucapkan seorang Jubir, ada satu kekuatan senyap yang menopang setiap ucapannya: arsip.
Arsip bukan hanya catatan masa lalu. Ia adalah bukti, memori, dan sumber kebenaran yang memastikan bahwa setiap pesan publik berakar pada fakta, bukan asumsi.
Tanpa arsip, komunikasi publik bisa kehilangan konteks dan arah. Jubir akan sulit menjawab dengan pasti, kebijakan bisa disalahartikan, dan kepercayaan publik bisa goyah. Di sinilah kearsipan berperan sebagai penopang utama komunikasi publik yang kredibel.
🧩 Mengapa Juru Bicara Butuh Arsip
Seorang Jubir selalu dituntut untuk tanggap menjawab berbagai pertanyaan dari media dan masyarakat. Kadang pertanyaan datang tiba-tiba, menyinggung keputusan masa lalu, atau menyangkut data teknis yang spesifik.
Dalam situasi seperti itu, Jubir tidak bisa hanya mengandalkan ingatan atau persepsi pribadi. Ia memerlukan sumber yang bisa dipertanggungjawabkan—dan di situlah arsip menjadi penolong.
Arsip adalah rekam jejak autentik organisasi.
Di dalamnya tersimpan surat keputusan, notulen rapat, laporan kegiatan, dokumentasi kebijakan, dan beragam data yang menjadi fondasi setiap pernyataan publik. Bagi Jubir, arsip adalah “peta informasi” yang memastikan arah komunikasinya selalu benar.
Beberapa fungsi penting arsip bagi Jubir antara lain:
- Sebagai sumber primer: mencatat peristiwa dan keputusan secara langsung, tanpa distorsi.
- Sebagai dasar legalitas: karena keasliannya bisa diverifikasi dan menjadi bukti sah.
- Sebagai alat konsistensi pesan: agar pernyataan publik sejalan dengan kebijakan lembaga.
Dengan dukungan arsip yang kuat, Jubir dapat berbicara dengan penuh keyakinan—karena setiap kata memiliki dasar yang sah.
🏛️ Kearsipan: Saksi Sejarah dan Penjaga Akuntabilitas
Kearsipan sering dianggap pekerjaan administratif di balik meja, padahal hakikatnya jauh lebih luas. Arsip adalah jantung transparansi dan akuntabilitas.
Ia menjadi saksi perjalanan kebijakan, perubahan arah organisasi, hingga dinamika pengambilan keputusan.
Dalam konteks pemerintahan, arsip bukan sekadar kumpulan dokumen, melainkan alat pertanggungjawaban publik. Setiap keputusan, baik kecil maupun besar, akan terekam dalam arsip.
Karena itu, pengelolaan arsip yang baik memastikan bahwa lembaga dapat membuktikan setiap kebijakannya—mulai dari dasar pemikiran, proses, hingga hasil akhir.
💼 Kolaborasi di Kementerian Kesehatan: Dari Data ke Narasi
Kementerian Kesehatan menjadi contoh nyata bagaimana arsip dan komunikasi publik berjalan beriringan.
Dalam masa pandemi COVID-19, misalnya, setiap data yang disampaikan ke masyarakat melalui konferensi pers, infografis, atau siaran resmi bersumber dari arsip kebijakan, laporan lapangan, dan hasil penelitian yang tervalidasi.
Jubir Kementerian Kesehatan tidak bisa berbicara tanpa dasar, karena setiap pernyataan memiliki konsekuensi besar terhadap persepsi publik.
Di sinilah arsip berperan sebagai pengaman. Arsip menjadi fondasi faktual yang membuat komunikasi publik Kemenkes tetap solid meski di tengah situasi krisis.
Kini, dengan semakin banyaknya arsip digital dan sistem informasi terintegrasi seperti SRIKANDI (Sistem Informasi Kearsipan Dinamis Terintegrasi), proses kerja antara Jubir dan arsiparis menjadi jauh lebih efisien. Dokumen penting dapat diakses secara cepat, aman, dan akurat. Inilah bukti nyata bahwa kearsipan modern adalah kunci komunikasi publik yang tangkas dan transparan.
🧾 Jubir Sebagai Pencipta dan Penjaga Arsip Baru
Peran Jubir tidak berhenti pada penyampaian informasi. Ia juga menciptakan arsip baru setiap kali berbicara di depan publik. Siaran pers, pidato, tanggapan media, hingga unggahan di media sosial—semuanya adalah rekam jejak yang perlu disimpan.
Arsip-arsip komunikasi publik ini menjadi bagian dari memori kelembagaan. Di masa depan, dokumen tersebut akan membantu generasi berikutnya memahami konteks kebijakan, dinamika isu, dan sejarah komunikasi lembaga.
Arsip komunikasi juga penting dalam audit publik, karena dapat digunakan untuk menelusuri sumber dan alur informasi resmi.
Dengan kata lain, setiap Jubir adalah penjaga narasi lembaga sekaligus pencatat sejarahnya.
🤝 Sinergi Jubir dan Arsiparis: Duet Strategis
Sayangnya, dalam banyak organisasi, fungsi kehumasan dan kearsipan sering berjalan terpisah. Padahal, kolaborasi keduanya dapat melahirkan sistem komunikasi publik yang jauh lebih kuat.
Beberapa langkah yang bisa dilakukan untuk memperkuat sinergi ini antara lain:
- Integrasi proses kerja: setiap produk komunikasi langsung diarsipkan dalam sistem digital.
- Pembuatan SOP bersama: memastikan alur dokumentasi komunikasi publik jelas dan konsisten.
- Pemanfaatan teknologi bersama: misalnya penggunaan aplikasi arsip digital terintegrasi dengan sistem kehumasan.
- Pelatihan lintas fungsi: agar Jubir memahami prinsip kearsipan, dan arsiparis memahami kebutuhan komunikasi publik.
Kolaborasi ini memastikan bahwa arsip tidak hanya menjadi catatan statis, tetapi alat strategis yang mendukung kredibilitas dan reputasi organisasi.
🧠 Dari Arsip ke Kepercayaan Publik
Kearsipan dan komunikasi publik sama-sama bertujuan membangun kepercayaan.
Jubir mengomunikasikan pesan dengan jelas, sementara arsip memastikan bahwa pesan itu benar dan dapat dibuktikan.
Keduanya saling menguatkan: satu berbicara kepada publik, satu menjadi dasar bagi publik untuk percaya.
Di tengah derasnya informasi dan potensi disinformasi, kecepatan bukan lagi satu-satunya ukuran efektivitas komunikasi. Yang lebih penting adalah keandalan sumber.
Ketika lembaga mampu menunjukkan bukti dokumentasi resmi di balik setiap pernyataan, publik akan menilai lembaga tersebut bukan hanya responsif, tetapi juga kredibel.
🌐 Kearsipan Digital dan Tantangan Era Informasi
Transformasi digital menuntut lembaga pemerintah untuk beradaptasi. Sistem kearsipan kini harus mampu mengelola data elektronik, menjaga keamanan informasi, dan memastikan kemudahan akses tanpa mengorbankan keaslian.
Bagi Jubir, hal ini menjadi peluang besar. Akses cepat terhadap arsip digital memungkinkan penyusunan narasi yang lebih akurat dan responsif terhadap isu publik. Namun, tantangannya juga besar: menjaga kerahasiaan, memastikan autentikasi, dan menghindari misinformasi.
Oleh karena itu, sinergi antara Jubir, arsiparis, dan pengelola data digital menjadi semakin penting.
Ketiganya harus bekerja dalam satu ekosistem yang menjamin kecepatan, akurasi, dan keamanan informasi.
✨ Penutup: Suara dan Jejak
Kredibilitas organisasi bukan dibangun dari kata-kata indah, melainkan dari bukti yang dapat diverifikasi.
Dalam konteks itu, Juru Bicara dan Kearsipan adalah dua sisi yang tidak bisa dipisahkan: yang satu berbicara, yang satu membuktikan.
Ketika keduanya berjalan seirama, organisasi akan memiliki kekuatan penuh — kepercayaan publik yang tumbuh dari transparansi dan bukti nyata.
Dan seperti kata pepatah, “Kata bisa membangun citra, tetapi arsiplah yang menjaga kebenarannya.”
Editor:
Dewi Indah Sari – Arsiparis Ahli Madya Biro Umum
📌 Artikel ini disarikan dan dikembangkan dari tulisan ilmiah “Keterkaitan Juru Bicara dan Kearsipan: Pilar Kredibilitas dan Akuntabilitas Organisasi” karya Drg. Widyawati, MKM, untuk website internal Sekretariat Jenderal Kementerian Kesehatan RI.
Terbaru
